Direitos de acesso de perfil em equipes: tags, pastas e como alternar entre elas

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Como funcionam os direitos de acesso baseado em tags

Os direitos de acesso baseado em tags seguem o princípio de "tudo está disponível até ser restringido". Para limitar quais perfis um membro da equipe pode ver, basta atribuir tags específicas a esse usuário, que verá apenas os perfis com essas tags. Perfis sem tags permanecem visíveis para todos os membros da equipe por padrão. Isso significa que todo perfil novo sem tag é automaticamente acessível a toda a equipe e, caso alguém se esqueça de atribuir uma tag, o perfil poderá ficar visível para quem não deveria ter acesso a ele.

As tags também desempenham duas funções simultaneamente: organização de perfis (filtragem) e gerenciamento de direitos de acesso. Quando a quantidade de perfis e de membros da equipe é pequena, isso pode ser conveniente. Mas, à medida que a equipe cresce, essas funções começam a entrar em conflito: uma tag criada para filtragem pode, sem querer, conceder acesso a usuários adicionais, enquanto tags criadas para gerenciamento de acesso podem poluir a lista de filtros.

A transferência de perfis entre membros da equipe também está vinculada às tags: para transferir um perfil para outra pessoa, você precisa atribuir a ele uma tag à qual o destinatário tenha acesso.

Como funcionam os direitos de acesso baseado em pastas

Os direitos de acesso baseados em pastas funcionam de maneira oposta: "nada está disponível até que seja permitido". Cada membro da equipe recebe acesso a pastas específicas e vê apenas essas pastas. Na guia "Todos os perfis", os usuários veem apenas os perfis das pastas às quais têm acesso. Você também pode conceder acesso separadamente a perfis que não estão atribuídos a nenhuma pasta. Caso um membro da equipe não tenha acesso a pelo menos uma pasta ou a perfis não atribuídos, ele não verá perfil nenhum.

Cada perfil pertence a apenas uma pasta. Isso elimina a ambiguidade que existia com as tags: não é preciso adivinhar qual das diversas tags concedeu acesso a um perfil.

Tags e pastas podem ser usadas em conjunto. Com o acesso baseado em pastas ativado, as tags não afetam mais a visibilidade do perfil e, em vez disso, funcionam como status ou rótulos para filtrar perfis nas pastas. A lista de tags permanece compartilhada entre todas as pastas.

Você pode configurar os direitos de acesso nas configurações da tabela da equipe, ou diretamente nas configurações de uma pasta individual, selecionando quais membros da equipe podem visualizar o conteúdo dessa pasta.

Caso precise transferir um perfil para outro departamento ou equipe, basta ativar a configuração "Permitir que membros sem direitos de acesso movam perfis para esta pasta". Membros da equipe sem acesso à pasta ainda poderão selecioná-la ao transferir um perfil, mas não poderão ver o conteúdo da pasta. O perfil será transferido, e os membros da equipe com acesso à pasta de destino continuarão trabalhando com ele.

Como alternar entre tags e pastas

A opção "Use pastas para configurar direitos de acesso a perfis" fica localizada nas configurações da equipe, na parte superior da página "Equipe". Esta opção está disponível apenas para equipes que usam tags para o gerenciamento de direitos de acesso.

Recomendamos alternar na seguinte ordem:

1. Crie as pastas desejadas e atribua perfis a elas.

2. Abra as configurações de cada membro da equipe e configure as permissões de acesso à pasta na guia "Acesso a perfis". Enquanto a opção estiver desativada, as permissões baseadas em pastas ainda não estarão ativas, mas todas as configurações já estarão salvas, permitindo preparar tudo com antecedência.

3. Assim que todas as permissões estiverem definidas, ative a opção. O sistema exibirá um aviso informando que, após a ativação, os perfis ficarão visíveis apenas para os membros da equipe com acesso total ou para os membros aos quais pastas específicas foram atribuídas.

4. Certifique-se de que todos os membros da equipe possam ver os perfis corretos.

Se algo der errado, você pode reverter essas opções a qualquer momento. Os direitos de acesso baseados em tags serão restaurados exatamente como estavam no momento em que você alternou para as pastas.

O que acontece se você ativar a opção sem o devido preparo

Nada irreversível. Os membros da equipe sem pastas atribuídas simplesmente deixarão de ver os perfis. O proprietário da conta principal continuará vendo tudo. Você só precisa atribuir as permissões de pasta apropriadas aos membros da equipe ou voltar para as tags.

Para saber mais sobre como trabalhar com pastas e configurar permissões, consulte a nossa documentação. Caso encontre algum problema durante a transição ou tenha outras dúvidas, entre em contato com o Atendimento ao Cliente e nós teremos prazer em ajudar.