Quyền truy cập hồ sơ trong nhóm: thẻ, thư mục và cách chuyển đổi

Bạn có muốn thử Octo Browser với giá giảm không?
Sử dụng mã khuyến mãi OCTOBLOG để được giảm giá 30% cho bất kỳ gói đăng ký nào. Ưu đãi này chỉ dành cho người dùng mới.

Cách thức hoạt động của quyền truy cập dựa trên thẻ

Quyền truy cập dựa trên thẻ tuân theo nguyên tắc "mọi thứ đều có sẵn cho đến khi bị hạn chế". Để giới hạn hồ sơ mà một thành viên nhóm có thể xem, bạn gán các thẻ cụ thể cho người dùng đó. Người dùng sẽ chỉ thấy các hồ sơ có những thẻ đó. Theo mặc định, hồ sơ không có thẻ vẫn hiển thị cho tất cả các thành viên nhóm. Điều này có nghĩa là mọi hồ sơ mới chưa được gắn thẻ sẽ tự động mở cho toàn bộ nhóm, và nếu ai đó quên gán thẻ, hồ sơ đó có thể hiển thị cho những người đáng lẽ ra không có quyền truy cập.

Thẻ cũng thực hiện hai chức năng cùng một lúc: sắp xếp hồ sơ (lọc) và quản lí quyền truy cập. Khi số lượng hồ sơ và thành viên nhóm nhỏ, điều này rất tiện lợi. Nhưng khi nhóm phát triển, các chức năng này bắt đầu xung đột: một thẻ được tạo để lọc có thể vô tình cấp quyền truy cập cho người dùng bổ sung, trong khi các thẻ được tạo để quản lí quyền truy cập làm rối danh sách lọc.

Việc chuyển hồ sơ giữa các thành viên nhóm cũng gắn liền với thẻ: để chuyển hồ sơ cho người khác, bạn cần gán cho hồ sơ một thẻ mà người nhận có quyền truy cập.

Cách thức hoạt động của quyền truy cập dựa trên thư mục

Quyền truy cập dựa trên thư mục hoạt động theo cách ngược lại: "không gì có sẵn cho đến khi được cho phép". Mỗi thành viên nhóm được cấp quyền truy cập vào các thư mục cụ thể và chỉ thấy các thư mục đó. Trong thẻ "Tất cả hồ sơ", người dùng chỉ thấy hồ sơ từ các thư mục mà họ có quyền truy cập. Bạn cũng có thể cấp quyền truy cập riêng cho các hồ sơ chưa được gán vào bất kỳ thư mục nào. Nếu không có quyền truy cập vào ít nhất một thư mục hoặc vào các hồ sơ chưa được gán, thì thành viên nhóm sẽ không thấy bất kỳ hồ sơ nào.

Mỗi hồ sơ chỉ thuộc về một thư mục duy nhất. Điều này loại bỏ sự mơ hồ như đối với thẻ: không cần phải đoán xem thẻ nào trong số nhiều thẻ đã cấp cho người dùng quyền truy cập vào hồ sơ.

Thẻ và thư mục có thể được sử dụng cùng nhau. Khi bật quyền truy cập dựa trên thư mục, thẻ không còn ảnh hưởng đến khả năng hiển thị hồ sơ mà thay vào đó hoạt động như trạng thái hoặc nhãn để lọc hồ sơ bên trong thư mục. Danh sách thẻ vẫn được chia sẻ trên tất cả các thư mục.

Bạn có thể đặt cấu hình quyền truy cập từ bảng nhóm trong phần cài đặt hoặc trực tiếp từ cài đặt của một thư mục riêng lẻ bằng cách chọn thành viên nhóm nào có thể xem nội dung của thư mục đó.

Nếu cần chuyển hồ sơ sang phòng ban hoặc nhóm khác, bạn có thể bật tuỳ chọn "Cho phép các thành viên không có quyền truy cập di chuyển hồ sơ vào thư mục này". Thành viên nhóm không có quyền truy cập vào thư mục vẫn có thể chọn thư mục đó khi chuyển hồ sơ, nhưng họ sẽ không thấy nội dung của thư mục. Hồ sơ sẽ được chuyển và các thành viên nhóm có quyền truy cập vào thư mục đích sẽ tiếp tục làm việc với hồ sơ đó.

Cách chuyển từ thẻ sang thư mục

Nút bật/tắt "Sử dụng thư mục để thiết lập quyền truy cập cho các hồ sơ" nằm trong cài đặt nhóm ở đầu trang "Nhóm". Nút này chỉ có sẵn cho các nhóm hiện đang sử dụng thẻ để quản lí quyền truy cập.

Chúng tôi khuyên bạn nên chuyển đổi theo thứ tự sau:

1. Tạo các thư mục mong muốn và gán hồ sơ vào đó.

2. Mở cài đặt cho từng thành viên nhóm và đặt cấu hình quyền truy cập thư mục trong thẻ "Quyền truy cập hồ sơ". Khi nút bật/tắt bị vô hiệu hoá, quyền truy cập dựa trên thư mục chưa được kích hoạt nhưng tất cả các cài đặt đã được lưu. Điều này cho phép bạn chuẩn bị mọi thứ trước.

3. Sau khi tất cả các quyền được thiết lập, hãy bật nút bật/tắt. Hệ thống sẽ hiển thị cảnh báo thông báo rằng sau khi kích hoạt tính năng này, chỉ các thành viên nhóm có toàn quyền truy cập hoặc những người được gán thư mục cụ thể mới có thể xem hồ sơ.

4. Hãy đảm bảo rằng tất cả các thành viên nhóm đều có thể thấy đúng hồ sơ.

Nếu có sự cố xảy ra, bạn có thể chuyển lại bất cứ lúc nào. Quyền truy cập dựa trên thẻ sẽ được khôi phục chính xác như lúc bạn chuyển sang sử dụng thư mục.

Điều gì xảy ra nếu bạn bật nút mà không chuẩn bị trước?

Không có gì không thể đảo ngược. Thành viên nhóm không có thư mục được gán sẽ chỉ đơn giản là không thấy hồ sơ nữa. Chủ sở hữu tài khoản chính sẽ tiếp tục thấy mọi thứ. Bạn chỉ cần gán quyền truy cập thư mục phù hợp cho các thành viên nhóm hoặc chuyển lại về thẻ.

Để biết thêm thông tin về cách làm việc với thư mục và đặt cấu hình quyền, hãy tham khảo tài liệu của chúng tôi. Nếu bạn gặp bất kì sự cố nào trong quá trình chuyển đổi hoặc có các câu hỏi khác, hãy liên hệ với bộ phận Dịch vụ khách hàng của chúng tôi và chúng tôi sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề.